- Korespondencję przychodzącą przyjmuje kancelaria oraz sekretariat Lasów Miejskich – Warszawa. Podania, skargi itp. składane do protokołu przyjmują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za załatwianie danej sprawy, które rejestrowane są w odpowiednich rejestrach przez sekretariat.
- Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniuoraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
- Rodzaj przyjmowanej korespondencji:
- Papierowa za pośrednictwem poczty lub innej firmy doręczającej
- Epuap (Elektroniczna Skrzynka podawcza)
- Poczta elektroniczna (tylko w przypadku uzupełniania dokumentacji) Poczta email nie stanowi oficjalnej drogi komunikacji i załatwiania spraw zgodnie z KPA.
- Wszystkie przesyłki (pocztowe, email, EPUAP) kancelaria rejestruje w systemie EZD Lasów Miejskich – Warszawa, które stanowią rejestr korespondencji przychodzącej składającej się z niezbędnych metadanych takich jak: nazwa adresata, daty wpływu, tytuł pisma, rodzaj dokumentu, sposób dostarczenia. Pismo po zeskanowaniu dołączane jest do korespondencji przychodzącej w postaci elektronicznej pod określonym numerem wpływu.
- Przesyłki specjalnego rodzaju bezzwłocznie doręcza się adresatom za pokwitowaniem.
- Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
- stanowiących tajemnicę służbową, poufne, którą przekazuje adresatom,
- przesyłki oznaczone jako dane osobowe (w tym aplikacje rekrutacyjne), które przekazuje adresatom
- wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie osobie właściwej do jej odbioru – z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
- Po otwarciu koperty sprawdza się:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- czy dołączone są załączniki wymienione w piśmie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
- Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym, stemplem pocztowym, dołącza się tylko do pism:
- poufnych wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, dla których istotna jest data nadania, stempla pocztowego np. skargi, odwołania, zażalenia, zarzuty,
- w których brak nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
- Na żądanie składającego pismo kancelaria potwierdza otrzymanie pisma na kopii dostarczonej przez składającego. Kancelaria nie kopiuje dokumentów i nie wydaje kopii.
- Korespondencję mylnie doręczoną, adresowaną do innego adresata, zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
- Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnej części pierwszej strony naklejkę wpływu określającą datę otrzymania korespondencji i zarejestrowania w systemie EZD. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty umieszcza się datę wpływu z pieczęci datownika.
- Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:
- odręczną, (forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia).
- korespondencyjną, (forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę).
- inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu.
- Załatwienie sprawy może być:
- tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
- ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty /merytorycznie/ albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
- Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się protokoły, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.
- Przy sporządzaniu kopii pisma, dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę , podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
- Sprawy załatwiane są wg kolejności ich wpływu i stopniu pilności. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
- nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
- znak sprawy,
- powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
- datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
- określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
- treść pisma,
- podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
- nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym poświadczeniem odbioru” itp.
- pod treścią pisma z lewej strony liczbę przesyłanych załączników
- jeżeli pismo poza adresatem przesyłane ma być innym jednostkom lub osobom, pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „Otrzymują do wiadomości” umieszcza się adresy tych instytucji lub osób,
- Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczegółowymi.
- Sprawy należy załatwiać w terminach określonych w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
- Skargi i wnioski
- Skargi i wnioski dotyczące działalności Lasów Miejskich - Warszawa interesanci mogą składać w godzinach urzędowania w sekretariacie.
- Pozostali pracownicy przyjmują obywateli w sprawach skarg, wniosków i interwencji od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania.
Metryka
Rejestr zmian
Rozwiń