Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw Duplikuj 1

Sposób załatwiania spraw

  1. Korespondencję przychodzącą przyjmuje kancelaria oraz sekretariat Lasów Miejskich – Warszawa. Podania, skargi itp. składane do protokołu przyjmują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za załatwianie danej sprawy, które rejestrowane są w odpowiednich rejestrach przez sekretariat.
  2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniuoraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
  3. Rodzaj przyjmowanej korespondencji:
  • Papierowa za pośrednictwem poczty lub innej firmy doręczającej
  • Epuap (Elektroniczna Skrzynka podawcza)
  • Poczta elektroniczna (tylko w przypadku uzupełniania dokumentacji) Poczta email nie stanowi oficjalnej drogi komunikacji i załatwiania spraw zgodnie z KPA.
  1. Wszystkie przesyłki (pocztowe, email, EPUAP) kancelaria rejestruje w systemie EZD Lasów Miejskich – Warszawa, które stanowią rejestr korespondencji przychodzącej składającej się z niezbędnych metadanych takich jak: nazwa adresata, daty wpływu, tytuł pisma, rodzaj dokumentu, sposób dostarczenia. Pismo po zeskanowaniu dołączane jest do korespondencji przychodzącej w postaci elektronicznej pod określonym numerem wpływu.
  2. Przesyłki specjalnego rodzaju bezzwłocznie doręcza się adresatom za pokwitowaniem.
  3. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:
  • adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
  • stanowiących tajemnicę służbową, poufne, którą przekazuje adresatom,
  • przesyłki oznaczone jako dane osobowe (w tym aplikacje rekrutacyjne), które przekazuje adresatom
  • wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie osobie właściwej do jej odbioru – z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
  1. Po otwarciu koperty sprawdza się:
  • czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
  • czy dołączone są załączniki wymienione w piśmie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
  1. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym, stemplem pocztowym, dołącza się tylko do pism:
  • poufnych wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, dla których istotna jest data nadania, stempla pocztowego np. skargi, odwołania, zażalenia, zarzuty,
  • w których brak nadawcy lub daty pisma,
  • mylnie skierowanych,
  • załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
  • w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
  1. Na żądanie składającego pismo kancelaria potwierdza otrzymanie pisma na kopii dostarczonej przez składającego. Kancelaria nie kopiuje dokumentów i nie wydaje kopii.
  2. Korespondencję mylnie doręczoną, adresowaną do innego adresata, zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
  3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnej części pierwszej strony naklejkę wpływu określającą datę otrzymania korespondencji i zarejestrowania w systemie EZD. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty umieszcza się datę wpływu z pieczęci datownika.
  4. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:
  • odręczną, (forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia).
  • korespondencyjną, (forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę).
  • inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu.
  1. Załatwienie sprawy może być:
  • tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty /merytorycznie/ albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
  • Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się protokoły, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.
  1. Przy sporządzaniu kopii pisma, dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę , podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
  2. Sprawy załatwiane są wg kolejności ich wpływu i stopniu pilności. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
  • nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
  • znak sprawy,
  • powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
  • datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
  • określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
  • treść pisma,
  • podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe

W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

  • nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym poświadczeniem odbioru” itp.
  • pod treścią pisma z lewej strony liczbę przesyłanych załączników
  • jeżeli pismo poza adresatem przesyłane ma być innym jednostkom lub osobom, pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „Otrzymują do wiadomości” umieszcza się adresy tych instytucji lub osób,
  1. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczegółowymi.
  2. Sprawy należy załatwiać w terminach określonych w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
  3. Skargi i wnioski
  • Skargi i wnioski dotyczące działalności Lasów Miejskich - Warszawa interesanci mogą składać w godzinach urzędowania w sekretariacie.
  • Pozostali pracownicy przyjmują obywateli w sprawach skarg, wniosków i interwencji od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania.

Metryka

Rejestr zmian

Rozwiń

Rejestr zmian

Data publikacji

Osoba